進化が進むコピー機のセキュリティ
2016.05.26

subimg04オフィスでは、日常的にコピー機が使われます。主に複写をするために使いますが、複写する対象物によってはかなり企業にとって重要な情報が含まれる場合があります。誰がコピーしたのかわからない重要な書類が無造作にごみ箱に捨てられていることもあります。セキュリティー性を高めるための機能としては、アノテーション機能があります。これは、印刷した書類が重要であることを示すことができます。単に印刷されただけだと重要性がわかりませんが、禁複写などの文字があると重要であることがわかります。それ以外には、隠し文字を印刷する機能があります。通常は見えませんが、複写すると見えます。重要な書類を複写するときにはこれが表示されるようにしておけば、不正なコピーを防ぐことができます。抑止力につながります。

コピー機は何台も設置することはできません。ワンフロアに1台、もしくは2台程度しか置けない場合もあります。場合によっては、別のフロアの人がネットワーク上から印刷をすることもあります。この時、印刷命令を送信した後、実際に機械の前までに行くのに時間がかかることがあります。重要な書類を印刷するときだと、そのたびに部下などを先に機械の前に立たせるなどしないといけませんでした。もしくは、社内に情報が広がるかでした。現在はセキュリティ機能がつけられていて、印刷命令を送った本人が機械の前に立って初めて印刷ができるようになります。パスワードが決められていて、そのパスワードを入力しないと印刷がされません。勝手に書類が印刷されたり放置されることが無くなるので、外部に流出する可能性が減ります。

コピー機の便利な機能として、イメージをパソコン上に保存できることです。これまでは印刷して終わりでしたが、イメージとして残すことができるので、それを何度も印刷することができます。一方でハードディスクの中などに重要な書類が残されることにもなります。セキュリティー機能として、イメージデータの消去があります。単純にデータとして消すだけだと、復旧ソフトなどを用いると復元できることがあります。それもできないようにするために、コピーとして記録したデータは上書きで消去されます。ですから、復旧させることはできません。残したい人は、その都度自分のパソコンなどにイメージを保存します。保存するつもりでない重要な情報がサーバなどに残らないので、それらのデータが流出するのを抑えることができます。

▲ ページトップへ